ADEMPIMENTI SOCIETARI PER L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO DI ESERCIZIO 2016

Gli adempimenti dell’iter procedurale che le società devono seguire relativamente all’approvazione del Bilancio di esercizio

RIFERIMENTI NORMATIVI

• Art. 2364, comma 2 C.c.

L’Assemblea dei Soci deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo Statuto e comunque non superiore a 120 gg. dalla chiusura dell’esercizio sociale (per quest’anno, tale termine cade il 30 aprile 2017). Lo Statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a 180 gg. (ossia entro il 29 giugno 2017) nel caso di società tenute alla redazione del Bilancio consolidato, ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società.

• Art. 2429, comma 1 C.c.

Gli Amministratori devono comunicare al Collegio sindacale e al soggetto incaricato della revisione legale dei conti il Progetto di bilancio, con l’eventuale Relazione sulla gestione, almeno 30 gg. prima di quello in cui viene convocata l’Assemblea che lo deve discutere. Le società che a norma dell’art. 2435-bis redigono il bilancio in forma abbreviata sono esonerate dalla redazione della relazione sulla gestione qualora forniscano le informazioni richieste dai nn. 3) e 4) dell’art. 2428 nella Nota integrativa.

• Art. 2429, comma 3 C.c.  

Durante i 15 gg. che precedono l’assemblea dei Soci convocata per l’approvazione del Bilancio, la seguente documentazione deve restare depositata presso la sede sociale:

1. il Progetto di bilancio, corredato dell’eventuale Relazione sulla gestione, dell’eventuale Relazione del Collegio sindacale e dell’eventuale Relazione del Revisore legale;
2. copia integrale dell’ultimo bilancio approvato delle società controllate ed un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle società collegate. Per le società obbligate alla redazione del Bilancio consolidato, il bilancio delle società controllate può essere sostituito, per quelle incluse nell’area di consolidamento, da un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle medesime.

• Art. 2435, comma 1 C.c.

Entro i 30 gg. successivi all’approvazione, tutta la documentazione che compone il Bilancio (Stato patrimoniale, Conto economico e Nota integrativa e, per le società che redigono il bilancio in forma ordinaria, il Rendiconto finanziario), il verbale di Assemblea dei Soci che approva il bilancio e, ove esistenti, la Relazione sulla gestione, la Relazione del Collegio sindacale e la Relazione del Revisore legale devono essere depositati presso il Registro delle Imprese.

LE FASI DELL’ITER DI APPROVAZIONE

Amministratori – approvazione del progetto di bilancio

Per le società provviste di Organo consiliare, l’esame del Progetto di bilancio e, sussistendone l’obbligo, la stesura della Relazione sulla gestione formeranno oggetto di una specifica riunione.

Per rispettare le scadenze previste dalla legge, la riunione del Consiglio di Amministrazione dovrà tenersi entro i seguenti termini:

• se esiste il Collegio sindacale, almeno 30 giorni prima della data stabilita per l’Assemblea;
• altrimenti, almeno 15 giorni prima.

Tale riunione dovrà essere convocata nel rispetto delle formalità previste per ciascuna società dal proprio Statuto e si considererà validamente costituita e deliberante con le maggioranze espressamente indicate nello Statuto stesso.

Se lo Statuto non prevede maggioranze più qualificate di quelle previste per legge, la riunione sarà considerata valida con la presenza di almeno la maggioranza degli Amministratori in carica e le deliberazioni verranno adottate a maggioranza assoluta dei presenti.

Allegato fac-simile di avviso di convocazione CdA

Gli Amministratori non possono intervenire per delega. All’adunanza del Consiglio di amministrazione dovranno assistere, come sempre, i membri del Collegio sindacale (se nominato).

Il verbale della riunione, oltre a citare i nominativi degli Amministratori e degli eventuali Sindaci presenti, dovrà:

• approfondire il contenuto del Progetto di bilancio e della Nota integrativa;
• evidenziare l’attività compiuta dalla società nel corso dell’esercizio;
• approvare la Relazione sulla gestione;
• elaborare la proposta di riparto degli utili o di copertura delle perdite;
• fissare la data di convocazione dell’Assemblea che dovrà approvare il bilancio ed, eventualmente, deliberare la trasmissione degli atti al Collegio sindacale.

Se, invece, l’amministrazione della società è affidata ad un Amministratore Unico, questi dovrà:

• se esiste il Collegio sindacale, predisporre il Progetto di bilancio e l’eventuale Relazione sulla gestione e trasmetterli ai Sindaci almeno 30 gg. prima della data fissata per l’Assemblea;
• ovvero, se non esiste il Collegio sindacale, depositare presso la sede sociale il Progetto di bilancio e l’eventuale Relazione sulla gestione almeno 15 gg. prima dell’Assemblea.

Non è obbligatoria la stesura di un verbale, peraltro, e quindi potrebbe essere redatta una specifica “determinazione dell’Amministratore unico”.

Si sottolinea la necessità, a rigore di legge, che il Progetto di bilancio e tutti i documenti a suo corredo risultino effettivamente presenti e rimangano depositati presso la sede sociale durante i 15 gg. che precedono l’Assemblea e finché esso venga approvato, a disposizione dei Soci che vogliano prenderne visione.

Si ricorda che, con il D.Lgs 139/2015 sono state apportate alcune rilevanti modifiche alla disciplina sul bilancio d’esercizio, applicabili per i soggetti solari per il bilancio al 31/12/2016. In sintesi:

• sono state introdotte modifiche agli schemi del bilancio d’esercizio ordinario e abbreviato ex art. 2424, 2425 e 2435-bis. C.c.;
• sono stati modificati i criteri di valutazione di talune voci di bilancio ex art. 2426, C.c.;
• è stato modificato il contenuto della Nota integrativa ex art. 2427, C.c.;
• è stata introdotta una nuova struttura “semplificata” del bilancio adottabile dalle c.d. “micro-imprese” ex nuovo art. 2435-ter, C.c..

Assemblea dei soci – approvazione del bilancio

L’Assemblea ordinaria deve essere convocata dagli Amministratori nei modi e nei termini previsti dallo Statuto di ciascuna società.

Se lo Statuto non prevede diversamente, le modalità e i termini di legge risultano i seguenti:

• per le S.p.A. (art. 2366, commi 2 e 3 C.c.), l’avviso di convocazione deve essere pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale o sul quotidiano nazionale indicato nello Statuto almeno 15 gg. prima della data fissata per la prima convocazione. Per le società non quotate, è consentita la convocazione mediante avviso comunicato ai Soci con mezzi che garantiscano la prova dell’avvenuto ricevimento almeno 8 gg. prima;
• per le S.r.l. (art. 2479-bis, comma 1 C.c.), la convocazione deve essere effettuata mediante lettera raccomandata spedita ai Soci almeno 8 gg. prima dalla data stabilita per l’Assemblea in prima convocazione.

L’avviso può indicare la data dell’Assemblea in seconda convocazione (che non può coincidere con lo stesso giorno fissato per la prima convocazione). Ulteriori convocazioni (ad es. terza convocazione) sono possibili esclusivamente per le S.p.A. e solo se espressamente contemplate dallo Statuto.

Cariche sociali

Qualora il mandato degli Amministratori ed eventualmente dei Sindaci e del Revisore legale siano in scadenza occorrerà procedere al loro rinnovo o, in alternativa, alle nuove nomine nella stessa Assemblea convocata per l’approvazione del Bilancio di esercizio. A tal fine, l’argomento dovrà essere specificamente inserito nell’avviso di convocazione.

Allegato fac-simile di avviso di convocazione Assemblea

L’Assemblea ordinaria si considererà validamente costituita e potrà deliberare con le maggioranze espressamente indicate per ciascuna società nel proprio Statuto.

Se lo Statuto non prevede maggioranze più qualificate, si applicano quelle previste per legge:

• per le S.p.A.: l’Assemblea ordinaria in prima convocazione si considera validamente costituita con l’intervento di tanti Soci che rappresentano almeno il 50% del Capitale sociale attribuibile ad azioni con diritto di voto e le deliberazioni si considerano validamente adottate a maggioranza assoluta del capitale presente; in seconda convocazione, l’Assemblea ordinaria è validamente costituita e delibera qualunque sia la parte di capitale rappresentata dai Soci presenti.

N.B.: il preventivo deposito delle azioni presso la sede legale (non più obbligatorio in base alle disposizione del Codice Civile) dovrà essere effettuato solo se lo Statuto lo prevede espressamente;

• per le S.r.l.: sia in prima che in seconda convocazione, l’Assemblea ordinaria si considera validamente costituita con la presenza di tanti Soci che rappresentano almeno il 50% del Capitale sociale e le deliberazioni vengono assunte a maggioranza assoluta del capitale presente.

In assenza di una diversa previsione statutaria, i Soci possono farsi rappresentare in Assemblea da soggetti che non siano:

• membri dell’Organo amministrativo e di controllo o dipendenti della società;
• società controllate e membri dell’Organo amministrativo e di controllo o dipendenti di queste.

Il verbale dell’Assemblea dovrà opportunamente evidenziare:

• i Soci presenti ed il capitale rappresentato da ognuno;
• gli Amministratori e i Sindaci (se nominati) presenti;
• la regolarità costitutiva dell’assemblea, tenendo conto sia delle formalità di convocazione che del capitale rappresentato dai Soci presenti;
• la presentazione ai Soci del Progetto di bilancio, dell’eventuale Relazione sulla gestione e delle eventuali Relazioni del Collegio sindacale e del Revisore legale;
• le modalità di espressione del voto;
• il contenuto delle deliberazioni approvate con la relativa maggioranza (o unanimità) ottenuta.

Assemblea totalitaria

In base alle disposizioni del Codice Civile, l’Assemblea dei Soci è comunque valida senza alcuna formalità di convocazione (se non disciplinato diversamente nello Statuto) qualora:

• per le S.p.A., é rappresentato l’intero Capitale sociale e partecipa alla riunione la maggioranza dei componenti degli Organi amministrativo e di controllo.

In tal caso, peraltro, ciascuno dei partecipanti può opporsi alla trattazione delle materie su cui non si ritiene sufficientemente informato.

Agli Amministratori ed ai Sindaci non presenti devono essere tempestivamente comunicate le deliberazioni assunte;

• per le S.r.l., è presente l’intero Capitale sociale e tutti gli Amministratori, ed eventuali Sindaci, sono presenti o informati della riunione e nessuno si oppone alla trattazione.

Tale modalità di costituzione dell’Assemblea non appare opportuna per l’approvazione del Bilancio di esercizio; è consigliabile procedere sempre alla convocazione rituale.

Approvazione del Bilancio entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale

Per avvalersi di tale possibilità, occorre:

1. che lo Statuto contenga espressamente la previsione del maggior termine per la convocazione dell’Assemblea (è sufficiente un riferimento generico alle condizioni previste per legge - obbligo di redazione del Bilancio consolidato ovvero particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società);
2. che, nell’ambito della generale previsione statutaria, sussistano in concreto specifiche circostanze che consentono di avvalersi di tale dilazione, circostanze che dovranno essere valutate dagli Amministratori e successivamente avallate dal Collegio sindacale (se nominato).

A questo proposito, se la società si trova nella condizione di dover redigere il Bilancio consolidato ai sensi dell’art. 25 del D.Lgs. 127/1991, la dilazione del termine spetta di diritto; invece, in relazione alle “particolari esigenze” generate dalla struttura e dall’oggetto della società, deve trattarsi di situazioni sia straordinarie (struttura) che ripetitive e fisiologiche (oggetto della società). Le motivazioni di carattere fiscale difficilmente possono soddisfare tali presupposti;

Con riguardo al bilancio 2016, un ulteriore motivo di rinvio per l’approvazione del bilancio a 180 giorni potrebbe essere  l’applicazione delle nuove disposizioni di cui al D.Lgs. n. 139/2015, secondo quanto affermato dalla Commissione per lo studio dei principi contabili nazionali del CNDCEC;

3. che gli Amministratori illustrino nella Relazione sulla gestione (o, se non obbligati alla redazione di tale documento, nella Nota integrativa) le motivazioni che hanno indotto alla dilazione.

La scelta di convocare l’Assemblea nel più ampio termine di 180 giorni è opportuno che risulti da una specifica deliberazione del Consiglio di Amministrazione, cui partecipano gli eventuali Sindaci, o da una determinazione scritta dell’Amministratore Unico, da adottarsi entro il termine di redazione del Progetto di bilancio

ADEMPIMENTI SOCIETARI IN MATERIA DI BILANCIO CONSOLIDATO ANNO 2016

In base agli artt. 41 e 42 del D.Lgs. n. 127/1991, il Bilancio consolidato non è un documento soggetto ad approvazione da parte dell’Assemblea dei Soci della capogruppo.

Tuttavia la legge prevede una serie di adempimenti formali che ne garantiscono la redazione nei termini e la pubblicazione secondo i principi di seguito sintetizzati:

• il Bilancio consolidato (costituito da Stato patrimoniale, Conto economico e Nota integrativa) deve essere approvato dall’Organo amministrativo della capogruppo e, unitamente alla Relazione sulla gestione (che può essere presentata in un unico documento con la Relazione sulla gestione al bilancio di esercizio della capogruppo) e alla Relazione dell’Organo di controllo, deve restare depositato presso la sede sociale durante i 15 gg. che precedono l’Assemblea dei Soci convocata per l’approvazione del Bilancio di esercizio della capogruppo;
• una copia del Bilancio consolidato, unitamente alla Relazione sulla gestione e alla Relazione degli Organi di controllo, deve essere depositata, a cura degli Amministratori della capogruppo, presso il Registro delle Imprese insieme al Bilancio di esercizio della capogruppo.

Le società “sub-holding” che si avvalgono dell’esonero dall’obbligo di redazione del Bilancio consolidato ai sensi dell’art. 27 del D.Lgs. n. 127/1991, devono indicare nella Nota integrativa le ragioni di tale esonero e le generalità della società “holding” che redige il Bilancio consolidato di gruppo; copia di tale Bilancio consolidato, unitamente alla Relazione sulla gestione e alla Relazione del Collegio Sindacale e del Revisore legale, deve essere depositata anche presso il Registro delle Imprese del luogo ove ha sede l’impresa controllata.

Lo Studio rimane a disposizione per qualsiasi chiarimento in merito.